A regularização de empresas, assim como a legalização, é uma questão de extrema importância para o funcionamento de qualquer empreendimento. 

Isso porque, é por meio desses procedimentos que as organizações sinalizam aos órgãos fiscalizadores que estão seguindo as normas de abertura e funcionamento de acordo com seu enquadramento e tipo empresarial conforme determinado. 

Dessa forma, entender quais são as necessidades, trâmites e documentação necessária para a regularidade é um aspecto fundamental para os empreendedores que desejam manter o funcionamento e crescimento de seus empreendimentos de maneira legal.

Portanto, para que esses termos sejam esclarecidos, possamos entender a burocracia atrelada e possíveis consequências de irregularidades, preparamos este texto especial. Acompanhe! 

O que é a legalização de empresas?

A legalização de empresas é um processo realizado para que o empreendimento esteja devidamente registrado aos órgãos reguladores em todas as suas instâncias.

Essa ação permite que ela obtenha a documentação necessária para sua abertura e funcionamento de acordo com seu enquadramento fiscal. 

Esse processo é fundamental para que o negócio se posicione bem no mercado ao mesmo tempo em que está cumprindo os termos das leis de fiscalização.

Entre os principais documentos responsáveis por comprovar a legalização de uma empresa, podemos mencionar alguns como:

• CNPJ
• Alvará de funcionamento
• Inscrição Municipal e Estadual
• Registro na Junta Comercial
• Entre outros.

O que é uma regularização de empresas?

Enquanto a legalização está relacionada à documentação para abertura e manutenção do empreendimento, o termo regularização de empresas está relacionado aos seus trâmites financeiros e fiscais.

Dessa forma, o pagamento mensal de impostos, emissão de notas fiscais e a declaração anual do imposto de renda são os principais exemplos de ações que mantêm um empreendimento devidamente regularizado. 

Em contrapartida, quando esses cuidados não são tomados a Receita Federal pode intervir em sua situação cadastral, resultando em suspensão do CNPJ até que a situação seja normalizada.

Quais as principais diferenças entre a regularização de empresas e a legalização?

Enquanto a legalização de empresas está voltada à permissão para a abertura e continuidade de maneira legal por meio da apresentação de seus dados perante os órgãos competentes, a regularização de empresas está voltada à manutenção da legalidade mediante o cumprimento de seus compromissos fiscais. 

Dessa forma, os negócios que têm sua documentação emitida e mantida em conformidade, poderão realizar a solicitação de empréstimos e contratação de funcionários, por exemplo. 

Simultaneamente, para se manter em dia com as obrigações fiscais, uma empresa deverá arcar mensalmente com seus impostos de acordo com enquadramento, realizar o recolhimento de guias e outros itens indispensáveis à sua contabilidade.

O que diferencia esses dois itens?

Como já vimos, esses dois termos podem ser facilmente confundidos, uma vez que pertencem ao universo da contabilidade e poucos empresários têm contato com tais termos. 

Logo, para um entendimento melhor do que diferencia os dois itens, vamos abordar as diferenças quanto ao tipo e enquadramento das empresas. 

Tipo da empresa

O tipo de empresa é um parâmetro importante para se atentar durante o processo de regularização.

Escolhendo o medo adequado, já é possível definir algumas características do negócio como os sócios da empresa, possível abertura de capital para ações, quantidade de funcionários e outras questões que tangenciam o tema.

Dessa forma, no Brasil, é possível abrir diferentes tipos de empresas, como:

• Microempreendedor Individual (MEI);
• Empresa Individual;
• Sociedade Anônima e Simples;
• Sociedade Empresária Limitada (Ltda)
• Sociedade Limitada Unipessoal;

Logo, para cada um das possibilidades descritas, existe uma série de requisitos sobre seu faturamento, capital social e quantidade de sócios permitidos. 

Para exemplificarmos, as empresas do tipo MEI são constituídas de apenas um empreendedor (dono), com a possibilidade de contratação de um funcionário. Portanto, ao extrapolar esse número, corre-se o risco de estar em ilegalidade quanto às leis trabalhistas.

Em contrapartida, no modelo do Sociedade Unipessoal é possível realizar a contratação de até 100 funcionários a depender do seu porte,ainda em legalidade com o Ministério do Trabalho.

Dessa forma, em casos onde há a necessidade de inclusão societária, será necessário a atualização do contrato social sempre que esses limites forem excedidos, com o auxílio de um bom contador, na Junta Comercial, Prefeitura e Receita Federal, para se manter em regularidade.  

Enquadramento do negócio

O enquadramento fiscal é um conjunto de normas de tributação referente ao tipo de empresa e sociedade, delimitando seu lucro máximo anual e regime de pagamento de impostos. Eles podem ser divididos em:

• Simples Nacional;
• Lucro Real;
• Lucro Presumido.

Seguindo o exemplo já utilizado, o MEI responde ao Simples Nacional, realizando o pagamento mensal de seus impostos através do DAS. A manutenção desse hábito, permite que a microempresa se mantenha regularizada.

Da mesma forma, nos empreendimentos do tipo Eireli, mesmo que de faturamento ilimitado, ainda teremos um tipo de empresarial que poderá responder ao Simples Nacional e que deverá, portanto, arcar com seus impostos de acordo com as alíquotas estabelecidas por esse sistema.

Quais os principais passos para a regulamentação da empresa?

Como já visto, para que um negócio se mantenha regulamentado, é fundamental a coerência entre as ações praticadas e o tipo de empresa escolhido e o enquadramento determinado no momento de abertura.

Sendo assim, a regulamentação precisará, então, abarcar tanto aspectos da regularização quanto a legalização de uma empresa, uma vez que já vimos que são conceitos diferentes e abrangem aspectos distintos.

Legalizando uma empresa

A legalização está diretamente relacionada ao conhecimento da existência e permissão de abertura dela aos órgãos competentes de fiscalização. 

Portanto, para que uma empresa seja considerada legalizada, é necessário que ela realize alguns trâmites, como:

• Elaboração do contrato social;
• Registro da empresa na junta comercial;
• Abertura do CNPJ;
• Inscrição Estadual;
• Alvará de Funcionamento;
• Entre outros.

Regularização de empresas

Uma empresa poderá se tornar irregular quando seu CNPJ estiver em débito com documentos ou impostos na Receita Federal, podendo realizar a consulta da situação diretamente no site do governo e tomar suas devidas medidas.

No entanto, atualmente é possível separá-los em três diferentes estágios, como vamos ver a seguir. 

Em suspensão

Esse estágio é atingido quando o empreendimento em questão não se atentou à entrega de documentos e à declaração anual de imposto de renda no último ano. 

Dessa forma, a Receita Federal poderá deixar o CNPJ dela suspenso enquanto recebe os papéis necessários ou a investiga por possibilidade de fraude.

Inapta

Uma vez que a companhia seguiu em suspensão por mais de 2 anos, pelo descumprimento das obrigações legais, a sua situação cadastral é alterada para inapta. 

A ausência de dos documentos que podem levar à inaptidão são: 

• Declaração de Pessoa Jurídica;
• Declaração de Créditos e Débitos Tributários;
• Escrituração Contábil e Fiscal;
• Relação Anual de Informações e Salários;
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.

Baixada

As empresas que em 5 anos não apresentaram seus documentos fiscais à Receita Federal podem ser fechadas por ela. 

Além disso, os proprietários podem, também, realizar essa solicitação por conta própria, dando baixa em seu CNPJ. 

Nula

Encontram-se com essa situação cadastral aquelas organizações cujo CNPJ tem problemas cadastrais, como a duplicidade de números cadastrais, como a inscrição municipal ou estadual.

Dessa forma, em situação de nulidade o empreendimento está completamente inválido perante a Receita Federal. 

A regulamentação da empresa pode ser feita pelo contador?

De acordo com o Código Civil de 2002 em seu artigo 1.179, todas as empresas, exceto as MEI, são obrigadas a ser acompanhadas anualmente por um sistema de contabilidade. 

Porém, para além dessa obrigação, a ajuda de um contador é imprescindível para evitar problemas sérios com os órgãos fiscalizadores no futuro.

Isso porque, para as organizações que são acompanhadas desde a abertura, a sua situação tende a permanecer regularizada desde o início e com poucas chances de inadimplência.

Afinal, seus documentos e impostos estarão alinhados ao tipo e enquadramento da empresa desde o momento inicial.  

Inclusive, aquelas que estão em atividade há anos, podem contar com contadores para a consulta e a realização de possíveis trâmites necessários, como a emissão de documentos e certidões para retornar a situação cadastral para “ativo”, para caso de suspensão ou inaptidão. 

Vale a pena contar com um contador para fazer a regularização da empresa? 

O acompanhamento de um contador durante o processo de regularização da empresa, pode auxiliar o empreendedor a manter uma gestão mais ampla, completa e eficaz de seu negócio.

Isso porque, esse ambiente passa a ser construído conforme a empresa é mantida dentro da regularidade, uma vez que o empresário receberá todos os impostos a serem pagos e será solicitado de possíveis documentos faltantes com frequência. 

Ademais, a contratação de um contador permite que você esteja atento às outras áreas de seu negócio, auxiliando seu crescimento de maneira saudável em aspectos fiscais, financeiros, e de mercado.

Dessa forma, considerar a possibilidade de ter um contador como um parceiro estratégico para a regularização e legalização de empresas é uma pauta importante e que poderá agregar facilidades e prevenir inúmeras adversidades no seu caminho empreendedor.